Majoitusliikkeiden yleiset varaus-ja peruutusehdot

Majoitusliikkeiden yleiset varaus-ja peruutusehdot

Minkälaisia majoitusliikkeitä ja minkälaisia varauksia yleiset peruutusehdot koskettavat?

Majoitusliikkeellä tarkoitetaan näissä ehdoissa sellaista rakennusta, huoneistoa tai muuta liikepaikkaa, jossa harjoitetaan elinkeinotoimintana tapahtuvaa majoitustoimintaa kuten esim. hotellia, motellia, hostellia, matkustajakotia ja leirintäaluetta.

Yksityisten henkilöiden majoitusliikkeisiin tekemiä majoitusvarauksia. Ehtoja sovelletaan myös vain sellaisiin internetin kautta tehtyihin varauksiin, jotka tehdään majoitusliikkeen omien sivujen kautta.

Asiakas varaa huoneen puhelimessa tai vastaanotossa. Onko varaus tuolloin vahvistettu?

Varaus sitoo majoitusliikettä, kun se on vahvistettu suullisesti, kirjallisesti tai esim. sähköpostitse.

Mitä sopimusehdoissa sanotaan asiakkaan tulo -ja lähtöselvitysajoista?

Huone on asiakkaan käytettävissä tulopäivänä klo 16 alkaen ja se on luovutettava lähtöpäivänä klo 12 mennessä. Ajat voivat poiketa tästä hotellikohtaisesti.

Huonetta pidetään varattuna asiakkaalle klo 18 asti ellei muuta ole sovittu.

Hotellin tuloselvitys alkaa klo 16. Asiakas saapuu hotellille klo 14 ja vaatii majoitusta perheelleen jo nyt. Varaustilanteessa ei ole keskusteltu tuloajasta mitään. Hotellin www.sivuilla se on kerrottu. Miten toimit tilanteessa?

Tilanteen mukaan asiakkaalle voi antaa huoneen jo aiemmin jos huoneita on vapaana ja siivottuna. Ainakin itse olen saanut huoneen usein jo heti klo 12 jälkeen kun on käynyt kysymässä. Tietenkin täytyy varmistaa hotellin linja asiassa ennen kuin lupaa mitään asiakkaalle.

Asiakas haluaa huonevaraukseensa varaustakuun. Mitä se tarkoittaa ja miten se käytännössä toteutetaan?

Varaustakuu tehdään luottokortilla. Sillä huone voidaan pitää varattuna klo 18 jälkeen. Majoitusliike pyytää kortinhaltijalta seuraavat tiedot: nimen, kortin numeron ja voimassaoloajan, osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.

Tee selkeät ohjeet huoneiden peruutusehdoista, milloin ja missä tilanteessa huoneen voi peruuttaa veloituksetta? 

-Klo 18 mennessä varausta edeltävänä päivänä

-Useampaa vuorokautta koskeva varaus 15 vrk ennen varauksen alkamispäivää.
-Silloin kun se olisi kohtuutonta esim. vakava sairastuminen, onnettomuus, kuolema tai muu yllättävä vakava tapahtuma.

Asiakas on varannut hotellista huoneen 15.-16.11. ja ilmoittanut saapumisajakseen klo 18 mennessä. Asiakas ei saavu ja hotelli on antanut huoneen toiselle asiakkaalle. Talo on tulossa täyteen. Kello on 20 ja asiakkaat saapuvat hotelliin. Miten toimit tilanteessa?

Jos asiakas jättää saapumatta, majoitusliikkeellä on oikeus veloittaa häneltä yhden vuorokauden hinta.Asiakkaalle kannattaa yrittää soittaa ennen kuin luovuttaa huoneen pois. Asiakkaalle kannattaisi kuitenkin mielestäni yrittää järjestää huone jos mahdollista, mutta jos hotelli täynnä, hänelle suositellaan jotain muuta majoitusliikettä.

Asiakas on tupakoinut savuttomassa huoneessa. Kerroksilta tulee ilmoitus että huoneessa on tupakoitu. Miten toimit tilanteessa?

Asiakas on vastuussa aiheuttamistaan vahingosta. Häneltä veloitetaan lisämaksu (esim. yksi ylimääräinen vuorokausi hinta tms. hotellikohtainen lisämaksu) korvaukseksi siivouksesta aiheutuvista lisäkustannuksista.

Kanta-asiakas on varannut 2 x sgl 5.11. lähtien kolmeksi vuorokaudeksi. Asiakkaat peruuttavat huoneet ko. päivänä klo 16. Miten toimit tilanteessa? (= Mitä sanot asiakkaalle ja lähetätkö mahdollisesti laskun?)

Tiedustelisin ensin hotellin linjaa asiasta, että toimitaanko aina tietyllä tavalla. Jos kyseessä on kanta-asiakas en itse laittaisi laskua heille ellei olisi pakko, varsinkin kun kyseessä on yhden hlö:n huone. Kertoisin kuitenkin että olisi hyvä ilmoittaa peruutuksesta ajoissa jotta huoneet vapautuisivat muille asiakkaille.

Asiakas on varannut kolme yhden hengen huonetta 15.-19.11. väliselle ajalle. Hän peruuttaa huoneet 15.11 iltapäivällä. Miten toimit tilanteessa?

Kts. edellinen vastaus. Jos hotellin käytäntö on se että huoneista laskutetaan, silloin toimitaan niin.
Jos tilanne on kuitenkin sellainen ettei peruutuksesta ole suurta haittaa, mielestäni asiakas kannattaa pitää tyytyväisenä.

Asiakkaat ovat varanneet kabinetin ja tarjoilun sekä 5 yhden hengen huonetta 15.11 lähtien kolmeksi vuorokaudeksi. Asiakkaat peruuttavat huoneet tänään iltapäivällä klo 16. Miten toimit tilanteessa?

Jos asiakkaat peruuttavat myös kabinetin varauksen sekä tarjoilun, laskuttaisin tilanteen mukaan ainakin osan hinnasta. Varsinkin jos on varattu ruokaa nimenomaan ryhmän tilauksesta ja jota ei voida hyödyntää muuten hotellissa.

Milloin asiakkaan lasku on maksettava?

Huone maksetaan yleensä saapumisen tai lähdön yhteydessä tai ennakkoon varausmaksun osuudelta.

Kerro esimerkki missä tapauksessa hotelli on vastuussa asiakkaan omaisuudesta? 

Asiakas vastaa omista matkatavaroistaan, jollei majoitusliike ole ottanut niitä säilytettäväksi. Hotelli on vastuussa silloin kun on ottanut tavarat säilytykseen, mutta esim. säilytyslokerossa olevat tavarat ovat asiakkaan omalla vastuulla.

Milloin henkilökunnalla on oikeus poistaa asiakas majoitusliikkeestä? 

Jos asiakas ei noudata järjestyssääntöjä, hänet voidaan poistaa välittömästi majoitusliikkeestä.